Você tem medo da sua caixa de entrada?

Um dos grandes problemas de foco e produtividade das pessoas é a enxurrada de informações que recebemos em um único dia. Se você não for uma pessoa da pá virada como eu, deve ter notificação de 50% dos seus aplicativos que te chama durante o dia inteiro. Às vezes é só alguém que curtiu sua foto, mas aí você vai lá ver qual é a foto, aproveita para ver os comentários e quando você vê já está em uma fanpage totalmente aleatória.

E com o seu email não deve ser muito diferente. Você deve receber essas notificações de redes sociais, grupos de discussões, promoções, newsletters, SPAMs, emails profissionais que você só foi copiado, fora os emails que realmente são importantes e precisam da sua atenção. Com tamanha informação chegando todos os dias, é de entender que muitos se percam na quantidade de emails e acabam tendo uma caixa de entrada amedrontadora.

Dependendo da sua atividade profissional, ter uma caixa de entrada zerada seja difícil, mas ter uma caixa de entrada zerada de lixo, isso você pode ter com certeza. O segredo para uma caixa de entrada organizada é não empurrar com a barriga, ou seja, a palavra da moda: não procrastinar.

Há um bom tempo me ajeitei com minha caixa de entrada. Um dos motivos é porque a montanha de emails me incomoda e acaba me confundindo do que eu realmente preciso fazer ou não. Para quem tem seus 200 emails soltos na caixa de entrada, não deve ser a coisa mais simples de começar – mas sem começar, você nunca vai conseguir e os emails só vão aumentar.

Deixo algumas dicas para você começar o caminho rumo a caixa de entrada limpa e dicas que uso no meu dia a dia para manter a minha caixa organizada.

1. Começando a faxina na caixa de entrada

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Antes que você desanime com a quantidade de emails da sua caixa de entrada, vamos dar um jeito nesses emails soltos:

  • Crie uma pasta, ou um marcador para os usuários do gMail, algo relacionado a organização – se quiser ser bem claro: organizar emails.
  • Analise os títulos dos emails e veja se existe algo urgente – e se existir, responda após terminar a separação.
  • Adicione na pasta criada os emails que não são urgentes.
  • Tire 15min para organizar a pasta – organize um pouco todos os dias; abra esses emails e veja o que você pode jogar fora ou o que deve ser guardado no lugar correto. Os que precisarem de uma resposta ou ação, faça já. Essa etapa é importante, caso contrário você estará apenas empurrando a sujeira para de baixo do tapete.

2. Crie pastas / marcadores

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Mas não crie muitas. Se o seu processo de organização for muito, muito, muito detalhado, você vai se embananar todo no momento de guardar. Seja objetivo. Se for uma caixa de email profissional, crie pastas com o nome dos clientes e uma para a empresa. Se for uma caixa de email pessoal, crie pastas como finanças, seguros, família, grupos, redes sociais. Se você é freela e usa seu email pessoal, crie uma pasta freelas e dentro uma pasta para cada cliente.

A partir do momento que você tem pastas, poderá guardar os emails nos lugares corretos ao invés de largar na sua caixa de entrada.

3. Filtre tudo e mais um pouco

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Use e abuse dos filtros. Eles podem dar uma mãozinha para categorizar alguns emails e talvez já arquivar para você.

Crie um filtro definindo que todos os emails que chegarem com domínio @facebook.com serão categorizados como redes sociais e arquivados, afinal não é algo tão urgente. Também pode criar um novo filtro para definir que todos os emails do @cliente.com.br sejam categorizados na pasta desse cliente, mas permaneçam na caixa de entrada.

Eu, por exemplo, defino que para cada email do Disqus – plugin de comentários aqui do blog – seja aplicado o marcador Workaulait/Disqus e permaneça na minha caixa de entrada, para que eu possa ver e aprovar no painel de moderação.

Aqui você precisa colocar a mão na consciência e identificar, sem dó, o que pode ou não ser tirado automaticamente da sua caixa de entrada. Sem essa de ter dó de tirar emails como “fulano curtiu sua foto” da sua caixa de entrada.

Também aconselho a criar filtros conforme a demanda – se perceber que recebe muitos emails de uma categoria específica e perde tempo organizando eles, crie um filtro para que ele seja organizado automaticamente.

4. Responder agora ou depois?

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A regra de faça agora o que leva menos 2 minutos pode se aplicar muito bem nos seus emails. O email precisa de uma resposta – você vai demorar menos de 2 minutos para responder? Faça já. Você vai demorar mais ou precisa da ação de alguém? Deixe para mais tarde.

Para os emails que não respondeu em 2 minutos, estipule um horário do dia para responder todos os que sobraram. Todo início ou final do dia, o que se adequar mais na sua rotina e necessidade do trabalho.

Todos os emails que você abrir e responder, arquive na pasta correta. Sem essa de fazer depois, garanto que você vai demorar menos que 2 minutos para colocar na pasta. Se está aguardando uma resposta desse email, você pode ter uma pasta para todos os emails que aguarda ações de terceiros – e quando o email for finalmente resolvido, arquive.

5. Verificação dos emails

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Pare de verificar seu email a cada 5 minutos. Isso não é saudável e nem produtivo. Se você entrar na neura de responder a cada email que chegar, você não irá fazer mais nada do seu dia.

Analise o seu trabalho e veja qual a frequência seria ideal. Quando você inicia a jornada de trabalho, antes do almoço, quando volta do almoço e um pouco antes de terminar o trabalho? Ou você não tem tantas demandas e poderia ser só quando inicia o trabalho, após o almoço e antes de finalizar suas atividades?

A não ser que seu trabalho seja exclusivamente responder emails, estipule momentos para a verificação deles. Se alguma urgência explodir, pode ter certeza que seu telefone vai tocar antes do email chegar na sua caixa de entrada.

Deixar a sua caixa de entrada limpa de emails desnecessários é uma atividade contínua. De nada adianta você limpar tudo e nunca mais arquivar emails, não vai demorar muito para sua caixa de entrada estar soterrada de emails novamente. Pegue o hábito de filtrar, arquivar e responder e logo logo você terá sua caixa vazia constantemente.

🖤 Elemento utilizado na imagem destaque é do Flaticon. :)

✓ publicado em 24 de setembro de 2015 por Bruna Diniz