Você tem dois minutos?

No meio de toda a sua correria, você tem dois minutos?Dois minutos passa tão rápido quando estamos focados e tão devagar quando estamos esperando. Mas dois minutos pode ser ouro se seu tempo é contadinho ou se seu tempo é muito requisitado.

Dois minutos pode ser suficiente para você resolver inúmeros problemas, pode ser suficiente para você finalizar algumas tarefas, pode ser suficiente para resolver aquelas coisas que você empurra com a barriga diariamente.

Você sabe quantas das suas tarefas você faz em até dois minutos?

Muitas das tarefas que temos em nossas listas podem ser resolvidas em menos de dois minutos. Acredite. Nós temos o hábito de analisar nossas tarefas e achar que levamos mais tempo do que realmente precisamos. Diversas vezes minha equipe me pedia o dobro do que eles realmente iriam precisar – e não porque eles queriam se aproveitar, mas sim porque eles olhavam para a tarefa e acreditavam que iam levar todo aquele tempo para o desenvolvimento. Às vezes julgamos mal nossas tarefas. Afinal, quantas vezes você não olhou para aquele livro enorme e pensou que nunca fosse terminar e no final das contas você se envolveu tanto com o livro que terminou em uma semana?

Atividades que você pode fazer em menos de dois minutos

Analise sua lista de tarefas e seja franco com você e com ela. Quais das suas tarefas você consegue realizar em menos de dois minutos? Vamos lá, vou te dar alguns exemplos:

  • Conferir a prioridade das suas tarefas
  • Atualizar o cronograma
  • Marcar uma reunião
  • Cobrar aquele relatório que já devia ter recebido
  • Enviar aquele relatório que já devia ter enviado
  • Responder alguns emails – aqueles que não costumam ser problema
  • Organizar os arquivos jogados no desktop ou pasta de downloads – se você fizer disso uma tarefa diária, com certeza não demorará mais que dois minutos
  • Ler as newsletters do dia que estão jogadas na sua caixa de entrada de emails
  • Marcar exame ou consulta médica – a não ser que você precise ligar no convênio, que sabemos que é uma tristeza de tão demorado
  • Pagar algumas contas via bankline

Há diversas atividades que conseguimos realizar em dois minutos, apenas não percebemos que realmente fazemos em tão pouco tempo.

O divisor de águas em suas tarefas

Divida suas tarefas. É claro que você pode dividir em muito importante, importante, pouco importante, sem importância, com prazo, com isso, com aquilo. Mas quanto mais separar, mais difícil vai ficar de seguir sua própria organização e de identificar o que realmente precisa fazer. Faça algo simples e que possa realmente te ajudar no dia a dia. Por exemplo:

  1. Importantes ou urgentes
  2. As que faria em menos de dois minutos
  3. As demais

Se você usa agenda física crie sua própria legenda, algo como marcadores de texto coloridos para diferenciar. Vermelho para as urgentes, azul para as rápidas e as demais sem marcador.

Se você usa aplicativos como o Todoist – que vocês já sabem que eu uso e adoro – você pode deixar as tarefas urgentes com prioridade alta (prioridade 1) e as rápidas com uma prioridade mais baixa (prioridade 3), e os usuários premium podem usar um label como @2min, assim fica até mais fácil de encontrar essas tarefas.

Dessa maneira você vai poder identificar as urgentes e as de dois minutos só de bater o olho na sua lista de tarefas.

Mas afinal, por que categorizar suas tarefas?

Veja, se você tem um pequeno tempo, por que não resolver alguns itens da sua lista e ficar livre mais cedo? Se você faz home office, a resposta é simples: assim você tem mais tempo para suas atividades pessoais. Se você é empresário, nem preciso te dizer que tempo é dinheiro, não é? E se você for funcionário deve estar se perguntando: por que eu terminaria antes se não vou poder sair mais cedo? Eu te digo o porquê: dessa maneira você terá boa referência, porque acredite ou não, seu chefe está vendo que você já terminou tudo, porque dessa maneira você está contribuindo para o seu crescimento na empresa e, o mais importante, para o seu crescimento como um bom profissional – se não é isso que você quer onde você está, recomendo você dar uma passadinha em um post que fiz uma reflexão sobre isso.

Após separar suas tarefas, quando tiver um tempinho, confira sua lista de 2min e veja o que você pode dar fim. Eu sei que tem aquela tarefa chata que pode até não ter prazo – o que, na minha opinião, são as piores por serem mais fáceis de serem empurradas – mas dê fim nela. É muito gratificante você ver sua lista diminuir ou até zerar. E tão gratificante quanto, é finalizar as mais chatas, porque você vai se ver livre. E uma boa opção para as tarefas chatas, principalmente as de 2min, é você dar fim nela logo quando começa sua jornada de trabalho – se livre desse peso no começo do seu dia e tenha um dia mais leve.

🖤 Elemento utilizado na imagem destaque é do Flaticon. :)

✓ publicado em 05 de novembro de 2015 por Bruna Diniz