Tarefas: da agenda pro Todoist

Um dos primeiros posts do blog foi sobre agenda e tarefas, uma maneira de você manter a vista tudo o que precisa ser feito hoje e nos próximos dias. É uma forma de utilizarmos a agenda – aquela de papel, sabe? :) – para organizar suas tarefas do dia e não seus compromissos, como eventos, reuniões e etc. Ainda nesse post me perguntaram o que era melhor, uma ou mais ferramentas para organizar as tarefas. Aproveitei que estava utilizando duas ferramentas, a agenda física e o Todoist – cada um com um propósito, e me desafiei a mudar toda minha organização e manter tudo em uma única plataforma.

Trocando as tarefas do físico para o digital

Optei por manter apenas o Todoist e deixei a agenda de molho por um mês – a escolha foi simples, já sei como funciona a agenda e o Todoist tem muito mais a oferecer. No começo não é muito simples, porque você precisa lembrar que suas tarefas estão em um aplicativo e ele não vai ficar do seu lado te lembrando das tarefas, mas com o tempo você se adapta e cria maneiras de não esquecer, como configurar seu computador para abrir ele sempre no início. É uma questão de hábito.

O Todoist é uma ótima ferramenta e pode ser muito mais do que apenas listar tarefas para você.

Além das funções básicas de um APP de tarefas, como prioridades, subtarefas e datas, o Todoist também tem funções como tarefas recorrentes – aquelas que você precisa fazer toda terça-feira, tags, filtros, alertas e o Karma Trends – onde o software registra suas atividades e te apresenta sua evolução com base nos seus objetivos.

Eu poderia te listar todas as funções, mas o que torna o Todoist uma ferramenta bacana é a combinação de funções que você pode fazer para facilitar seu dia. Talvez para você faça todo sentido utilizar templates de tarefas, por exemplo aquele conjunto de tarefas que você sempre executa quando vai fechar um projeto novo – conferir e assinar o contrato, scanear e arquivar o contrato, criar a pasta do novo cliente, adicionar no fluxo financeiro; ou para você faça sentido ter tarefas com arquivos anexados direto do seu Google Drive ou Dropbox.

Sem contar que o Todoist está em todo lugar: tem versão web, no celular e tablet, no computador e ainda tem extensões para navegadores e emails – o que pode ser uma mão na roda quando vem aquele e-mail que precisa ser resolvido, basta você clicar para adicionar no Todoist e pronto, nem precisa estar com o APP aberto.

Todoist x Agenda Física

Gosto muito da agenda física, mas o Todoist tem seus pontos fortes. Como ele está sempre à mão, algumas tarefas acabaram sendo feitas mais rapidamente, afinal se eu estivesse na rua conferindo as tarefas e tivesse algo que eu pudesse resolver, como uma ligação, já resolvia. Diferente da agenda que se eu não lembrasse da ligação e a agenda não tivesse comigo, a tarefa teria de ficar para o dia seguinte.

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Por outro lado, a agenda tem um ponto que ainda não me acertei com o Todoist: não consigo medir há quanto tempo estou empurrando aquela tarefa chata. Sempre tem uma tarefa que vamos deixando pro dia seguinte e ela vai se arrastando por dias e dias. Com a agenda eu sabia quando eu comecei a empurrar e conseguia analisar qual era o meu problema com ela – às vezes precisava de alguém para poder terminar ou era muito grande e deveria ter quebrado ela em várias tarefas. Já com o Todoist eu não sei há quanto tempo empurro a mesma tarefa. Talvez uma saída seja anotar o dia em que eu comecei a empurrar a tarefa para o meu eu do futuro resolver – o que vocês acham? :)

Meu Todoist

O meu Todoist está composto por 4 projetos:

  • Inbox – é o projeto padrão do APP e eu utilizo para colocar tudo o que preciso anotar. Coisas bem genéricas mesmo, como “comprar presente de fulano” ou “ligar no dentista”. Conforme vou lembrando do que preciso fazer, vou anotando. É parecido com a caixa de entrada do GTD, para quem é familiarizado com esse método.
  • Workaulait – onde eu centralizo tudo o que preciso fazer referente ao blog, de pequenas a grandes tarefas. Sempre quebro as grandes tarefas em várias sub-tarefas, assim consigo visualizar o que precisa realmente ser feito. Se tivermos uma grande tarefa no meio de tantas outras, acabamos dando prioridade para as menores, mas se conseguirmos enxergar que uma grande tarefa é composta por 5 pequenas tarefas, conseguimos encarar elas de uma outra maneira.
  • Ideias – aqui nenhum item tem data. São as ideias que tenho para post e vou anotando tudo, tudo mesmo.
  • Casa – e cá estão as tarefas que preciso fazer em casa. Mas não são tarefas do dia a dia, viu? São aquelas coisas mais específicas como ligar para o eletricista, comprar as caixas organizadoras pro armário e etc. Tarefas que posso ou não ter data para executar, mas precisam ser feitas.

Vale a pena migrar pro Todoist?

Confesso que ainda não utilizo todo o potencial do Todoist. Atualmente uso da mesma maneira que a agenda física. Antes de sair mudando todo o meu processo de tarefas para as incríveis funções do Todoist, eu precisava ter o hábito de usar ele ao invés da agenda. Agora que consegui essa etapa, vou continuar no Todoist e posso mudar meus processos. :) Então se você quer suas tarefas em formato digital, sim, vale a pena migrar para o Todoist. Só se atente para não se empolgar e mudar tudo de uma única vez – se você se propor a mudar todo o seu processo junto com o seu hábito, talvez você não consiga mudar nenhum dos dois.

Não se esqueça que nenhum APP faz milagre e nem faz as tarefas para você. Você precisa adicionar as tarefas com prazos reais e executar as tarefas. Seja honesto consigo mesmo, se você trabalha 8h por dia, adicione tarefas que possam ser feitas nesse tempo, considerando as pausas que você pode vir a ter. Não adianta colocar 9h de tarefas para realizar em um dia e ainda ter 2 reuniões, você só vai se frustar quando ver que não fez nem 50% do planejado. E não se esqueça: você precisa conferir as tarefas todos os dias – enquanto a agenda estava na sua mesa te lembrando que precisava ser aberta, o APP não faz isso e você precisa lembrar dele, caso contrário a troca do físico pro digital só irá piorar a situação.

Faça o teste você também: Use o Todoist por um mês – e me conte depois! :) – e veja como irá impactar na sua rotina. Você pode se adaptar bem e aumentar sua produtividade.

✓ publicado em 27 de agosto de 2015 por Bruna Diniz