Todo mundo fala sobre planejamento. Devemos nos planejar, sem planejamento não vai dar certo, se não se planejar não vai sair do lugar. Mas afinal, o que é planejamento?
Planejamento é um plano, nada mais. É uma forma de sermos a mãe Dinah por um dia e prevermos como tem de ser, como fazer e quais atitudes e caminhos devemos tomar se alguma coisa der errado. Aquela velha história de plano A, plano B, plano C, sabe? Nada mais é que um planejamento considerando riscos e possíveis reações dos envolvidos.
Tem muita gente que não gosta de planejar e já ouvi vários argumentos sobre disso. Planejamento tira a graça da coisa, planejamento tira a liberdade, planejamento demora muito, planejamento é complexo e por aí vai. A verdade é que planejamento é uma atividade como qualquer outra e ouso a comparar com lavar louça: você começa hoje, , demora 20min e quebra um copo, daqui algum tempo você faz em 5min sem quebrar nada.
Para um bom planejamento
Para um bom planejamento precisamos ser realistas. Não adianta ser otimista e achar que nada vai dar errado. E com o pensamento de otimista, acredite, vai dar tudo errado, é a famosa Lei de Murphy.
1. Honestidade e prazo
Seja honesto consigo mesmo. Estipule prazos para todas as tarefas, das menos até as mais importantes, das que são pra você e das que são para terceiros. Considere prazos que são possíveis de ser alcançados, considere o trânsito que irá pegar em um deslocamento, considere que aquele fornecedor sempre atrasa e não será dessa vez que vai ser diferente.
2. Considere os riscos
Para os planejamentos diários, considere apenas 80% do seu tempo. Deixe os outros 20% para imprevistos, porque eles acontecem principalmente quando nossas agendas estão cheias.
Lembre-se que atrasos acontecem, ainda mais se você considerou 100% do seu tempo e não tem uma folga. Os envolvidos também atrasam, uma reunião marcada para as 13h pode começar às 14h e aquela que está marcada para terminar às 17h pode ir até às 18h.
3. Antecipe-se
Imagine todos os erros que podem dar. Como você pode lidar com eles? Se você vai subir um site, o que acontece se o servidor cair? Se você tem uma entrega para fazer, e se a impressora pifar?
Quais atitudes você pode ter para evitar esses casos? Quais atitudes você pode ter caso aconteça? Por exemplo, se está vendo que não vai dar tempo, comece a fazer antes ou divida o trabalho com algum parceiro. Ou se viu que pode dar problema, avise os envolvidos com antecedência.
4. Detalhamento
Detalhe tudo, até o que acha que não pode ser detalhado. Se uma tarefa está grande, divida ela em duas ou mais. Com os detalhes a vista você consegue se antecipar, prever os riscos e manter o planejamento dentro do esperado.
5. Ferramentas auxiliares
Você pode ter planejamentos com post-it ou com calendários em papel, também pode optar por calendários online como o Google Calendar. Para projetos maiores tem opções como o cronograma de Gantt, para atividades corriqueiras você pode utilizar listas de tarefas em combinação com o calendário.
O importante é você considerar tudo o que pode acontecer, até mesmo num mundo surreal. Planejamento é pra isso: imagine o que pode acontecer de pior e considere essa opção. Afinal, se acontecer tudo da melhor maneira, ótimo. Mas e se não? Não é melhor já estar preparado do que ficar se contorcendo, puxando daqui e dali, para dar certo? :)