E aí que você tem tudo: uma agenda bem planejada, compromissos programados, um aplicativo supimpa de tarefas, mas parece que ainda assim não consegue terminar a maioria das tarefas. É isso mesmo? Talvez o que você precise seja dividir tarefas.
Planejamento é tudo, a gente sabe, mas se não planejarmos direitinho vai tudo por água abaixo. É frustrante quando colocamos todas as nossas trocentas tarefas no aplicativo novo e chega no fim do dia e parece que nada foi resolvido de fato, não é mesmo? A pergunta que não quer calar é: como você define suas tarefas?
As tarefas que nos atrasam
Nós temos por padrão um jeito de querer resolver o que é mais rápido e mais fácil, pra tirar da frente mesmo. Às vezes o que precisa ser feito não é o mais simples e por isso ele acaba ficando pra trás. Também acontece o contrário de algo aparentar ser simples e por isso deixamos pra depois.
Pode parecer que não, mas se não sabemos exatamente como devemos resolver uma tarefa, tendemos a deixar ela para um momento em que podemos pensar em como resolver. O que eu quero dizer é que nosso cérebro pensa no trajeto que faremos até resolver a atividade e se não sabemos como, definimos como algo difícil ou demorado.
Para exemplificar e ficar claro, vamos pegar a tarefa fazer café. Se você adicionar essa tarefa na sua lista, você sabe exatamente o que precisa fazer, não é mesmo? É algo tão natural e do dia a dia que nossa cabeça já sabe como proceder e quanto tempo demoramos pra isso, logo classificamos que é uma atividade fácil e rápida. Diferentemente de uma tarefa como escrever um livro – OMG, escrever um livro?! Por onde começo? O que tenho de fazer primeiro? E o que faço depois? E depois que começar, qual o próximo passo? Ah, vou fazer o café antes que é mais rápido que resolver isso.
Tarefas divididas automaticamente
Dividir tarefas é algo que fazemos sempre, mas tão no automático que nem nos damos conta. Quer ver? Vou dividir a tarefa de fazer café:
Fazer café para uma pessoa
Pegar a chaleira, o suporte e o filtro de papel, o pó de café, o medidor de café, a água e uma caneca
Colocar a água na chaleira
Esquentar a água
Colocar o filtro de papel no suporte, o pó de café no filtro e o filtro na caneca
Esperar a água esquentar
Despejar a água no pó de café
Esperar passar o café
Jogar fora o filtro e o pó
Colocar o suporte para lavar
Guardar os itens usados
Tomar seu café delícia
É fácil e rápido, né? Mas olha quantas coisas a gente faz para fazer um cafézinho em 5 minutos. São passos que já sabemos tão bem que nem pensamos e fazemos no automático. Para outras tarefas, que não são tão enraizadas em nós, não conseguimos pensar nesse processo e definimos como longo ou difícil e deixamos pra procrastinação tomar conta do momento.
O segredo é dividir tarefas
Antes de você simplesmente colocar na sua lista escrever um livro, coloque a tarefa planejar a escrita do livro. Nessa tarefa você vai dividir o processo de escrita. Você pode dividir como definir os tópicos a serem abordados, escrever a introdução, escrever a dedicatória, depois de definir os tópicos você pode criar uma tarefa para cada tópico para que cada tarefa seja escrever um por vez.
Se você vai fazer um site, não adicione apenas desenvolver site. Adicione todas as etapas, fragmente de forma que possa fazer um pedaço por vez. Pode ser definir as páginas, produzir o texto da página inicial, tratar as imagens da página sobre, programar o formulário de contato, programar página a página (uma tarefa pra cada :P), validar se está tudo OK, publicar.
Para quem trabalha com conteúdo, levante quantos conteúdos você precisa fazer por semana, crie uma tarefa principal para cada um e como sub-tarefas você pode ter definir conteúdo, criar título, redigir, revisar, adicionar imagens, criar chamada de facebook, programar publicação, programar publicação nas redes sociais.
Dividir tarefas frequentes e a otimização de tempo
Uma maneira interessante de otimizar seu tempo no seu planejamento semanal é identificar quais são as tarefas que acontecem repetidamente e utilizar o template de tarefas do Todoist. Por exemplo, eu criei um processo de criação de posts e salvei como template de tarefa no Todoist. Todas as vezes que vou fazer um post novo, crio um projeto com o nome do post e importo o template com a sequencia de tarefas – assim não preciso ficar pensando em um processo que é sempre o mesmo e criar as tarefas manualmente todas as vezes. Se quiser saber um pouquinho mais sobre o aplicativo, os posts As 6 funções que mais uso no Todoist e o Tarefas: da agenda pro Todoist podem ser bacana.
Fazendo da divisão de tarefas um hábito
No seu planejamento semanal, pense em todas as suas tarefas com carinho. Se pergunte em cada uma delas: qual é o processo que vou fazer para essa tarefa ser realizada? Será que você precisa de uma pesquisa antes ou o número de um telefone ou resposta de um email enviado? Precisa terminar uma tarefa antes para que essa possa ser feita? Precisa comprar algum recurso como um post-it ou livro?
Pense no passo a passo. Talvez no começo o seu passo a passo seja muito abrangente, mas com o tempo vai conseguir fragmentar na medida certa. Você vai ver como fazer de uma única vez uma tarefa que seja esboçar tópicos do livro é mais fácil do que escrever livro.