No seu calendário tem eventos como “ligar no fornecedor”? E na sua lista de tarefas tem itens como “almoço com fulano na terça às 13h”? Se sim, para o bem da sua produtividade, chegou a hora de você rever suas tarefas e compromissos.
Vejo algumas pessoas que realmente não se importam de anotar tudo junto, mas sei que se estivesse separado ganhariam mais tempo. Acontece que se você tem uma lista enorme de tarefas no seu calendário, como vai ver aquele evento importante que precisa comparecer? O mesmo acontece na lista de tarefas, como vai achar uma reunião no meio de tanta coisa listada?
Se você possuir dois ambientes – o calendário para o compromisso e uma lista para as tarefas – quando bater o olho em um deles saberá exatamente o que precisa fazer. Não terá uma poluição visual que te faz caçar informação o todo tempo. Acredite, isso te faz ganhar tempo e ser mais ágil.
Até meu amado Todoist (lista de tarefas) tem uma integração com o Sunrise (calendário, muito bom por sinal) – é uma função que, na minha opinião, mais confunde do que ajuda. Se você tem em média 20 tarefas por dia, você só vai se perder no meio de tanta informação. Seja prático: quer ver compromisso? Abra o calendário. Quer ver qual a próxima tarefa? Abra sua lista/APP de tarefas.
Colocando na prática
Supondo que você precisa de uma reunião para alinhamento de projeto. Na sua lista de tarefas deve constar um item como “agendar reunião com o master Darth Vader na próxima terça a tarde ou quarta de manhã”. Após ligar no cliente, adicione um compromisso no seu calendário como “reunião estelar com master Darth Vader na terça às 15h na Death Star”. Pronto. Ficará mais fácil de visualizar e de se encontrar no meio de suas anotações. Agora seu único problema é chegar na Death Star. :P
Calendário para os compromissos
Eu anoto todos os meus compromissos no Google Calendar, simplesmente porque ele integra na maioria dos APPs, como no Sunrine, no Calendar da Apple e tantos outros – mas vou te contar que o novo aplicativo para smartphone está bem bacana.
Lista para as tarefas
Já para anotar e monitorar minhas tarefas, eu uso o Todoist. Já contei aqui no blog alguns motivos do porque eu adoro tanto ele. Pare resumir, o sistema é simples e sem firula que funciona em todas as plataformas. Quer mais? :P Veja os posts que citei o Todoist e como ele pode te ajudar:
Agenda para tarefas e compromissos
Se você é old school e prefere mesmo é usar uma agenda para suas tarefas e compromissos, eu te aconselho, então, a separar as informações. Defina uma área específica da página para anotar seus compromissos. Por exemplo, seus compromissos podem estar sempreem vermelho e no rodapé da página. Assim você destaca as informações e só de bater o olho vai saber o que é tarefa e o que é compromisso.
Às vezes acreditamos que estamos facilitando ao manter tudo junto, mas repare que na pressa você não acha nada do que precisa. Parece que não, mas perdemos muito tempo em caminhos complexos que criamos ao tentarmos facilitar. Pense como se fossem objetos: é mais fácil achar uma agulha em uma caixa que só tenha agulhas ou em uma caixa que tem agulhas, palhas, botões e chocolates (hummm :3)?