A evolução das minhas tarefas com o Todoist

Vou te dizer que eu sou a maluca das listas. Eu faço lista pra tudo e, de coração, acho que facilita nossas vidas. Mas confesso que por maior que fosse meu amor por listas, nem sempre trabalhei com elas lado a lado. Em tempos de programação, eu recebia as tarefas e ordem de desenvolvimento. E quando migra de uma função onde recebe as tarefas e vai para a gestão, a gente tende a achar que vai lembrar de tudo ou que caixa de entrada de email é lista de tarefa.

Passando da fase que você acha que vai lembrar e entrando na fase minha cabeça vai explodir de tanta informação, acabamos recorrendo as listas para não explodirmos. Como tenho preferência por aplicativos a métodos manuais, tentei os sistemas de gestão de tarefas que utilizava para minha equipe – mas demorava mais cadastrando tarefa, do que fazendo. Cheguei a usar o tão querido Wunderlist, mas ele não conquistou meu coração a ponto de eu realmente conseguir adicionar ele na rotina. É um APP muito bom e conheço muitas pessoas que se adaptaram muito bem a ele, só não aconteceu comigo.

Então me rendi a métodos old school e anotava tudo em um caderno. Tarefas e mais tarefas, uma seguida da outra, diferenciadas por legendas coloridas que indicavam prazos ou prioridades. Não preciso dizer que logo gastava mais tempo procurando o que precisava fazer, do que fazendo, não é? Comprei uma agenda, daquelas que tem uma página por dia e, finalmente, consegui me organizar de forma rápida e com bons resultados. Continuo indicando o método agenda para quem prefere uma forma mais manual de gerenciamento de tarefas. :) É tão eficaz quanto qualquer outro APP mirabolante, é tudo uma questão de identificação com o método. Senti necessidade de abandonar a agenda quando aumentei o mobile office, foi quando optei por um APP online.

Hoje? Hoje eu não vivo sem meu Todoist. Ele me conquistou por ser clean e simples, sem contar que grande parte das suas funções são gratuitas.

Minha organização no Todoist

O meu Todoist tem todas as minhas tarefas, com e sem prazo. Os compromissos ficam no Google Calendar. No momento de migração da agenda para o APP, minha organização era bem simples – é a melhor forma de estabelecermos uma rotina e não nos perdermos em nossa própria organização. Depois de me acostumar com o APP e seus recursos, consegui organizar melhor os projetos e tarefas. Hoje eles estão assim:

  • Rotina – A maioria das tarefas recorrentes ficam aqui. Por exemplo: responder os comentários do blog todos os dias de trabalho (seg-sex), ler um artigo do projeto Leitura todos os dias de trabalho (seg-sex), ou revisar o próximo post a ser publicado toda segunda e quarta (já que os posts são publicados toda terça e quinta). Também consigo colocar um horário específico em cada tarefa, como verificar os emails todos os dias de trabalho (seg-sex) às 10:00.
  • Workaulait – Já nesse projeto a maioria das tarefas não possuem prazo, mas sim prioridades. São tarefas que preciso e quero realizar pro blog. Uma das tarefas do projeto Rotina é fazer uma tarefa desse projeto todos os dias de trabalho, assim as tarefas não ficam esquecidas – o que pode acontecer já que elas não tem prazo estipulado. Além das tarefas soltas, tenho uma de rotina que preferi deixar nesse projeto ao anterior, que é o backup do blog – essa eu recebo um alerta no celular (função premium).
  • Ideias para posts – Meu banco de ideias. Tudo que leio por aí, converso com pessoas ou simplesmente surge e pode virar post, vem pra cá. :)
  • Cafés – Meu banco de cafés e locais para mobile office. Nele guardo o nome do local, o endereço e a URL do Foursquare, site ou fanpage no Facebook.
  • Posts – Esse é o projeto mais vazio do meu Todoist. Uso esse projeto para o desenvolvimento de post. Quando crio um post novo, crio um sub-projeto com o nome do post e utilizo um template de tarefas (função premium) que contém tudo que preciso fazer para um post, como redação, revisão, imagens e etc. Após o post ser publicado, arquivo o sub-projeto.
  • Leitura – Aqui armazeno todos os artigos que quero ler e não posso no momento que encontrei. Utilizo o Pocket com a receita do IFTTT para enviar direto pro Todoist – então todos os artigos que quero ler depois, adiciono no Pocket sempre com a tag mustread e o IFTTT cria a tarefa nesse projeto. Aqui também tenho uma tarefa recorrente no projeto Rotina para sempre ler um artigo, senão seria apenas um acúmulo de links.
  • Pessoal – Já no pessoal eu crio de tudo, como ligar para marcar uma consulta médica ou trocar as lentes de contato a cada 15 dias. Também tenho os sub-projetos casa e meow, onde deixo tarefas recorrentes como aspirar a casa e trocar a caixinha de areia das gatas.
  • Projetos – Aqui crio sub-projetos referente ao que estiver trabalhando, seja projeto pessoal ou comercial. As tarefas seguem conforme a necessidade do projeto, então se for algo rotineiro, já deixo programado, e se tem prazo, já deixo estipulado.

Eu gosto desse modelo que estou usando e, por enquanto, ele está fazendo bastante sentido, o que não quer dizer que será dessa maneira por toda eternidade. Se houver uma forma de simplificar e otimizar o tempo, vou tentar aplicar. Acredito que o mais importante é a identificação que temos com o método escolhido, assim ele nos ajuda ao invés de nos atrapalhar.

✓ publicado em 10 de novembro de 2015 por Bruna Diniz