Dando fim na papelada: faturas digitais

Papel é um negócio muito louco: não importa o quanto você guarde ou jogue fora, ele se multiplica do nada. A proliferação de papel lá em casa começava no final do mês: chegava uma conta aqui, uma ali, outra acolá e quando via já tinha uma pilha de papéis que não podia ser jogada fora. A sensação é de que a festa do papel era o mês todo. É frustrante guardar hoje e amanhã já ter um monte de novo. Nem eu que adoro uma organização tinha esse pique todo. Foi aí que decidi: papelada digital.

Garimpando a papelada

A primeira coisa é levantar o que você recebe durante o mês. Faça uma lista para facilitar o processo. Eu identifiquei tudo o que chegava mensalmente – todas as faturas e informativos. Fiz o levantamento através da minha planilha financeira, para ter certeza que não iria esquecer nenhum papel de fora – por exemplo, um cartão de crédito que existe mas não estou recebendo fatura porque está zerado.

Tudo deve ser considerado: contas de água, luz, gás, tv, telefone, condomínio, IPTU, IPVA, cartões de crédito ativos – até os que não usa, plano de saúde e assim por diante.

Faturas digitais: transferindo do papel para o email

Essa é a parte que dá mais trabalho, mas não desanime! Pegue a lista e vamos item a item:

  1. Pegue uma fatura, por exemplo a conta de energia elétrica;
  2. Acesse o site da empresa;
  3. Faça o login com os dados que eles solicitam – empresas de água, energia e gás costumam solicitar dados que estão na própria fatura, já empresa de cartão de crédito vão pedir para você fazer um cadastro com base nos seus dados;
  4. Procure a área de troca para fatura online – muitos sites já estão facilitando esse acesso com chamativos para fatura por email;
  5. Cadastre seu email* e pronto, só esperar a próxima fatura chegar no seu email;
  6. Passe para a próxima fatura e comece tudo de novo. :)
  • No primeiro mês não se esqueça de verificar se as faturas não foram parar no SPAM. Se acontecer, remova e deixe o remetente como confiável para não acontecer a mesma coisa no mês seguinte.

Fluxo da papelada digital

A papelada não vem mais pelo correio convencional, mas irá cair na sua caixa de email. E se você não cuidar, a situação pode ser pior do que a papelada que tinha em cima da mesa. A melhor maneira é ter um fluxo de pasta pra essa coisa toda. Crie uma pasta para cada empresa – uma para a empresa de água, outra para a de gás, outra para o cartão de crédito X, outra para o cartão de crédito Y e por aí vai. Eu uso dessa maneira e você pode seguir meu exemplo até se acostumar e ter seu próprio modelo:

  • Faturas
    • A pagar – Aqui mantenho todas as faturas do mês. Chegou a fatura da Vivo por email? Já coloco nessa pasta com o nome certinho (ano-mês – empresa). Quando chega a data de pagamento, pago e já transfiro esse arquivo para a pasta da empresa correspondente, nesse caso para a pasta Vivo.
    • Vivo
      • 2015 – Vivo – Guardo todas as faturas da Vivo referentes a 2015. Perceba que mantenho o nome da empresa na pasta para facilitar buscas futuras.
      • 201601 – Vivo.pdf – Mantenho sempre o ano primeiro seguido do mês, também mantenho a empresa no nome do arquivo para facilitar na busca e não confundir dentro da pasta a pagar.
    • _OFF – Essa pasta é interessante só quando você precisar. Criei essa pasta quando cancelei a NET e migrei para a Vivo. Coloquei a pasta da NET dentro da OFF apenas para armazenar e não me preocupar com ela na lista. Mantenho a underline antes para manter a pasta no topo da lista para não se misturar com as pastas das faturas.

Filtro de email

Para facilitar você pode criar um filtro no email que separe as faturas em uma única pasta no email. Mas não esqueça de arquivar os arquivos nas pastas do seu computador ou nuvem, ok? Deixar no seu email só vai te dar mais trabalho quando você for pagar a fatura ou precisar de um comprovante de endereço, por exemplo.

Infelizmente eu não consegui limpar toda a papelada de casa. O meu condomínio não possui sistema online e por algum motivo muito estranho a Vivo Fibra continua chegando por correio, mesmo eu tendo optado pela via digital – mas sabe como é a Vivo, 50min no telefone para eles falarem que você já está no sistema com a via digital – nesse caso eu vou no site da Vivo todo mês para pegar a via digital manualmente. Aliviou muito a situação por aqui. Não recebo toneladas de papel que bagunçam tudo e me irritam, além de cooperar com o meio ambiente.

🖤 Elemento utilizado na imagem destaque é do Flaticon. :)

✓ publicado em 04 de maio de 2016 por Bruna Diniz