Como aderi à agenda e ganhei produtividade

Se você for como eu, deve ter um monte de coisas na sua cabeça. Desde as pequenas como pagar a conta do celular até desenvolver aquela tarefa importante do projeto atual. Quanto mais informações temos na cabeça, maior a chance de esquecermos algo. Foi nesse momento que quis colocar a agenda no meu dia-a-dia.

Quando você diz que vai usar uma agenda, sempre tem alguém que ri e diz que você não vai conseguir. Isso porque os dias são tão corridos que atualizar a agenda se torna algo mais trabalhoso do que só fazer o que tem de ser feito. Bom… Challenge accepted!

Fui em uma papelaria e procurei uma agenda que me deixasse confortável em usar. Não, não pode ser qualquer agenda só porque ela tem dias separando as folhas. Se você é um machão rockeirão não vai comprar uma agenda da Hello Kitty, vai? Pois é disso que estou falando. Também comprei uma caneta bacana, porque eu amo canetas e não preciso de um grande motivo para comprar uma nova.

No dia seguinte, a primeira coisa que fiz quando cheguei ao escritório (porque quando comecei a usar agenda eu era gerente de projetos em uma produtora digital, daquelas que produzem sites e APPs) foi listar tudo o que precisava fazer, separado por projeto e/ou cliente. Assim:

Projeto 1 – solicitar aprovação do layout – até 20/07 – adicionar tarefas de desenvolvimento

Projeto 2 – ligar para confirmar reunião – subir arquivos no servidor – até 05/07

Veja que em alguns casos existem datas ao lado da descrição, são as que eu não precisava resolver no mesmo dia que listei, mas não podia esquecer que até aquela data precisava ser resolvido. Já as tarefas que tinham um dia específico, eu não repetia todos os dias, só deixava ela no dia correto. Por exemplo, se eu tiver uma tarefa que seja “Enviar documentação em 15/07”, não há necessidade de escrever essa tarefa todos os dias até 15/07, então deixava somente no dia 15/07.

Conforme resolvo as tarefas, risco elas da lista. No final do dia, ou no início do dia seguinte, analiso o que foi feito ou não. As tarefas que não foram feitas eu reescrevo no próximo dia.

As 3 coisas que fazem a diferença entre tentar e conseguir se organizar com uma agenda

1. Deixe sua agenda visível

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Se você esconder sua agenda na gaveta, você não vai lembrar dela

naquele dia que você chegou atrasado, entrou em reunião e tocou seu dia como se ela não existisse. O mesmo vale para os home e mobile officers, você não vai lembrar de pegar ela depois que fez seu café e sentou na sua mesa para trabalhar. Deixe sua agenda em um lugar que você possa notar que ela está ali e que você precisa dela para trabalhar. Eu deixo em cima do meu notebook, mas se você usa desktop pode deixar em cima do seu teclado.

2. Sua agenda é um livro aberto

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Você só terá controle do que precisa fazer se verificar de tempo em tempo o que realmente precisa fazer. E não se engane, você não vai lembrar de ficar abrindo a sua agenda a todo tempo. Deixe ela aberta ao seu lado, com uma caneta ou lápis de fácil acesso, assim você consegue ficar de olho e executar tudo o que for necessário no seu dia.

3. Produtividade

É comum olhar para a agenda e pensar por onde começar ou qual será a próxima tarefa. Para tarefas menores, ou as que sei o tempo necessário mesmo que demorem muito, eu costumo estimar o tempo que irei precisar, por exemplo, “Marcar consulta médica – tel. 1234-5678 (5min)”. Dessa maneira consigo visualizar quais são as tarefas menores e maiores. Se estou com tempo curto para sair, mas ainda me resta 15min, por que não resolver duas ou três tarefas de 5min?

Em outras palavras, a agenda planeja o seu próximo dia e semana, assim você otimiza seu tempo e será mais produtivo. Não precisa ficar pensando a todo instante o que tem de fazer e o que é prioridade, esse tempo que você usa para analisar é precioso e poderia estar executando e adiantando alguma tarefa. Então se você está em escritório ou home office, deixe a agenda sempre junto de você, agora se você pratica mobile office, leve ela com você para poder consultar quando for preciso e se estiver em um local onde tem mais espaço, mantenha ela aberta para não perder o foco.

UPDATE: Pra você que é do time digital, não deixe de conferir a minha evolução da agenda para o Todoist. :)

✓ publicado em 16 de julho de 2015 por Bruna Diniz